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"Reuniones"

CONCEPTOS GENERALES

Aún después de todo el trabajo detallado en las secciones anteriores, las reuniones tienen que organizarse. El proceso de evaluación de intereses y problemas, y la definición de temas y tareas es la parte más importante de iniciación de las reuniones. De hecho, las reuniones son el resultado final de este largo proceso, ano cuando a menudo éstas señalan el comienzo de la actividad cooperativa. Este trabajo es la responsabilidad del organizador. La reunión es el foro en el cuál el organizador le transfiere al grupo toda la responsabilidad de cooperación grupal. Esto lo hace a través de los líderes locales.

El producto del proceso de preparación es una serie de compromisos individuales de no solamente asistir a las reuniones sino de participar en las mismas en formas específicas. Cada miembro de un grupo cooperativo tiene algo que ofrecer, algún tipo de destreza y algún interés primordial que seguir. Esta fuente potencial de energía se cultiva para las necesidades cooperativas del grupo por medio del compromiso que cada participante ha hecho. Habiendo solicitado y orquestado estos compromisos Junto a los temas y tareas tentativas que se han de discutir, el organizador comienza a planificar la reunión con los líderes locales. Se prepara un "mapa" del terreno para la próxima discusión. A este tipo de mapa formal se le conoce como la agenda.

La planificación de reuniones implica decidir sobre el tema que se va a discutir, establecer la logística de la reunión en sí, y clarificar el proceso por el cuál se tomarán las decisiones. El tema de discusión es dictado por los temas y tareas tentativas que han evolucionado mediante la discusión individual del problema general. Se pueden establecer las prioridades contestando preguntas como: ¿Qué específicamente es lo mejor que se puede lograr en esta reunión? ¿Qué se puede hacer con la cantidad de tiempo que tenemos? ¿Qué será presentado como el propósito específico de esta reunión?

La logística de una reunión en grupos se puede planificar bien para que contribuya en vez de distraer la atención del éxito de la reunión. Mediante la determinación de la cantidad de asistentes y del tipo de reunión que se efectuará, los líderes pueden decidir cuál es el mejor lugar para llevar a cabo la reunión. La hora, lugar y fecha tienen que establecerse tomando en consideración las costumbres e intereses locales. Se le debe preguntar a los participantes si la logística (especialmente la hora) es adecuada, para así poder hacer los arreglos finales.

El organizador y los líderes deben asegurarse de que haya la máxima participación, que no se excluya a nadie y que los temas sean considerados de manera cuidadosa y sistemática. El entendimiento de cómo trabajan los grupos y de cómo se toman las decisiones es crucial al proceso de la reunión. El subcapítulo siguiente, "Dinámicas de Grupos", estudia ésto en detalle. En esta etapa, los líderes tratan de definir los pasos que el grupo puede tomar y que lograrán que, mediante la discusión productiva, la gente llegue a acuerdos sobre las tareas y papeles que han de desempeñar. Los líderes permitirán que hayan variaciones y opciones que el grupo puede ejercer, porque las reuniones están sujetas a cambios y porque el control estricto y arbitrario que no tome en cuenta las necesidades de los participantes puede causar efectos considerables muy negativos en el esfuerzo grupal. El plan de cómo Irán las cosas es una guía tentativa y variable por la cuál los líderes pueden mantener la reunión a un buen paso a medida que se ajustan a las necesidades que van surgiendo.

La agenda o lista de pasos de las reuniones y temas que se han de discutir debe ser diseñada y compartida con los participantes antes del comienzo de la reunión (si es posible). En el caso de situaciones culturales orales, ésto se puede hacer verbalmente y de manera informal, aunque las agendas escritas son bastante comunes. Al compartir la agenda de antemano, cada participante puede tener una idea de cómo encaja en la reunión. "-Oh, aquí es donde puedo decir lo que pienso!" Una agenda compartida se puede usar también como la guía de la reunión sin ser una fuente arbitraria de poder. La agenda se puede discutir, ajustar y acordar para comenzar las reuniones. De esta forma, se garantiza la lealtad en el grupo.

La reunión procederá bien si se ciñe a una agenda acordada que se haya basado en un trabajo riguroso de organización por adelantado. Cada reunión tiene su propia naturaleza y características. Por lo tanto, el seguir el flujo de las cosas a medida que surgen (siempre y cuando no se aparten demasiado del tema) ayuda a la reunión a acercarse a su conclusión. Los líderes funcionan mejor cuando balancean la necesidad de orden con la habilidad para ajustarse a la manera en que las ideas y tópicos surgen espontáneamente. Las reuniones son más exitosas cuando se conducen a un buen paso y con mucho ánimo.

Una reunión debe terminar siempre con un resumen para recordarle a los participantes los resultados y compromisos concretos que se hicieron. La consideración final de la reunión debe ser el acuerdo en cuanto a la fecha y lugar para la próxima reunión. En cuanto al estilo de reuniones además de estas sugerencias, la costumbre local y el hábito deben dictar los detalles. Para los estudiantes de los Estados Unidos de Norte América es común sentarse en círculos y actuar en forma equitativa sin una figura de autoridad. En algunas comunidades, la tradición dicta una línea clara de autoridad y un proceso formal de discusión que incluye a oradores, procesos parlamentarios y otras costumbres. Estos varios estilos deben ser usados respetuosamente, ajustando las sugerencias hechas aquí a cualquier patrón cultural. Esa clase de sensibilidad puede darle buen peso al proceso de la toma de decisiones y contribuir al éxito general de la actividad cooperativa.

INSTRUMENTO

PASOS EN EL MODELO SOBRE LA TOMA DE DECISIONES

(Ingalls, Andragogy)

INSTRUMENTO

LISTA DE COTEJO PARA LOS LIDERES DE LAS REUNIONES

(Kenya/USAID - Manual de Extensión Agrícola)

INSTRUMENTO

Cómo conducir La reunión (Manual de Extensión Agrícola de
Kenya/USAID)

1. Comienze la reunión.

(i) Relaje al grupo.

* Relájese usted mismo.
* Cuente una historieta.
* Relaciónela a sucesos actuales.
* Use voz baja y bien modulada.
* Haga las introducciones.

(ii) Presente los objetivos y explique el plan.

* Una declaración clara le da una buena dirección a la reunión.
* Presente los objetivos generales\
* Presente los objetivos inmediatos
* Permita que el grupo tome todas las decisiones posibles.

(1) ¿Quién tomará las actas?
(2) ¿Cuánto durará la reunión?
(3) ¿Habrá recesos?
(4) ¿Hay que tomar notas individuales?
(5) ¿Se permiten las preguntas?
(6) ¿Se necesitan oradores especiales?
(7) ¿Se harán asignaciones individuales?
(8) ¿Qué tipo ¿e resumen se dará?
(9) ¿Se le enviarán copias de los resúmenes E. los miembros?

(iii) Despierte el interés.

* Desarrolle una actitud amigable hacia el grupo.
* Establezca la necesidad de que piensen y cooperen.
* Asocie los objetivos y temas con las experiencias del grupo.
* Señale los beneficios personales.
* Use la competencia amigable.
* Use ayudas visuales, etc.

2. Presente los hechos.

(i) Presente los hechos claramente.

* El pensar claramente precede la expresión clara.
* Presente una idea a la vez.
* Relacione las ideas.
* Use lenguaje que esté al nivel del grupo.

(ii) Estimule y dirija la discusión.

* ¿Cómo lo haría usted en su distrito?
* ¿Dónde obtendría la información?
* ¿Qué evidencia hay de que es cierta?
* Provea un ejemplo.
* Si ésto es así, ¿qué se debe hacer?
* ¿Cuándo debemos poner ésto a trabajar?
* ¿Quién está más interesado en su distrito?
* ¿Cómo trabajaría la idea del Señor X?
* ¿Por qué es ésto necesario?

NOTA: Las preguntas anteriores son ejemplos de cómo estimular la discusión. Sus preguntas son mejores, pero diséñelas para que se ajusten a la situación y saquen los hechos a la luz.

(iii) Manteniendo la discusión en movimiento.

* Use una pizarra para los objetivos.
* Vuelva a presentar los objetivos.
* Formule preguntas.
* Designe a alguien que estudie las preguntas cuyo uso esté en duda.
* Concluya la reunión cuando se logre su propósito.

(iv) Estimule la reflexión de parte de cada uno de los presentes.

* No permita que una o dos personas dominen la discusión.
* Mantenga un registro de participación.

3. Considere los hechos.

(i) Ayude al grupo a considerar los hechos.

* Condense las ideas en una declaración breve.
* Considere los hechos contra los objetivos.

(ii) Obtenga la aceptación del grupo.

* Use una pizarra para ennumerar los objetivos.

(iii) Resuma frecuentemente.

* "Veamos donde estamos."
* Formule preguntas para enfocar los hechos en los objetivos.
* Formule preguntas para guiar al grupo.

4. Recapitule.

(i) Resuma los acuerdos o conclusiones.

* El presidente es responsable de establecer las conclusiones.
* Escriba los hechos son.

(ii) Indique la acción necesaria.

* ¿Qué se va a hacer al respecto?
* ¿Qué hay que hacer ahora?
* Logre que el grupo indique el curso de acción necesario.

(iii) Haga asignaciones de seguimiento.

* ¿Quién ha de hacer el trabajo?
* Escriba las asignaciones.
* Designe un comité para estudio posterior.
* Solicite informes especiales de los individuos.
* Escriba, distribuya y archive las actas.
* Informe a la prensa.
* Infórmele las acciones a los miembros ausentes.
* Asigne la responsabilidad para reuniones futuras.

(iv) Concluya la reunión a tiempo.

* Piense en su audiencia.
* Si se pasa del tiempo, excuse a los que se tiene que ir.
* Se puede concluir algún tema en reuniones futuras.
* Planifique bien su tiempo. No trate de hacer más de lo posible.

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